Confidential Information Policies and Procedures
Disability Records and Disclosure of Accommodations
学校有义务确认接受服务的学生是否有残疾. For this reason, 对于学生来说，了解他们的残疾文件的保密性是很重要的.
Most commonly, 学生通过住宿申请门户(ARP)要求通过电子邮件将他们批准的住宿通知发送给他们的导师. 这是一份书面证明，证明他们有残疾，并有资格获得他们所要求的住宿. Additionally, 如果教职员想要核实所要求住宿的合法性，惩教署职员可能需要确认该学生正在接受残疾学生中心的服务.e., has a disability). For example, 向教职员工确认为特定学生推荐的测试住宿是合适的，因为教职员工有 a legitimate educational interest in test taking processes for all students.
惩教署职员也可在学生披露资料前与教职员沟通，安排需要相当时间安排或制作的必要教室住宿.g.，将印刷品转换为音频或盲文，字幕媒体等.). 这种披露有助于教师或其他学校官员了解残疾与住宿之间的关系以及对学术信息的需求(例如.g.(教科书或视频资料)，以提供指定的服务.
然而，惩教署职员在学生自我披露之前披露学生的残疾状况，以供学校官员 anticipate 当可能不需要住宿时，需要住宿. 当学生在班级或其他校园环境中不需要住宿时，不需要披露残疾状况.g., university housing, student organization, employment). For example, 在成绩主要基于项目和论文的课堂上，有资格获得考试便利的学生可以选择放弃披露信息.
- 残疾文件不是西澳大学学术或健康记录的一部分.
- 残疾文件被用来确定服务和适当的学术和访问住宿的资格.
- 惩教署致力遵守《欧洲杯投注》(FERPA). 要求将机密信息从档案中释放给第三方的学生必须提交一份 保密信息发布授权书. 要求惩教署与其医疗专业人员共享信息的学生必须提交一份 Medical Release of Information form.
- Students have the right to confidentiality. However, 学生的隐私权与学校需要了解信息以提供所要求和推荐的服务和住宿相平衡.
- 当学生通过ARP通知教师他们的住宿情况时，这意味着CSD可以根据需要与其他大学专业人员沟通，以促进服务和住宿.
- 学生离开学校后，记录将保存7年.
残疾文件是指下列任何一项:与健康有关的所有记录, intellectual, 由卫生保健提供者提供的个人的情感或身体健康状况, including but not limited to physicians, nurses, therapists, psychologists, social workers and counselors.
Confidential Student File Access Guidelines
在残疾学生中心注册的学生可以访问他们的个人机密文件. The following guidelines apply to student file access:
- All requests must be in writing. 学生必须出示带照片的身份证件和学生证. 这适用于所有请求，包括电子邮件、打印邮件、传真和上门请求.
- 当学生审阅实际文件时，惩教署的工作人员必须一直与学生在一起.
- Students may add documents, notes or other appropriate materials to their files; however, at no time may they remove any part of the file.
- 惩教署会免费复印一份文件，并在收到学生的书面要求后三(3)个工作天内将文件提供给学生.
- 一般来说，惩教署会尽量尽快向学生提供档案. The law requires a response within 45 days. 惩教署的政策是设立一个工作人员可以监督学生档案审查的时间. 如果工作人员在提出请求时有空，我们可能会在当时提供文件. 如果没有，我们将安排一个双方都同意的时间，最好在三(3)个工作日内.
- 要求将机密信息从档案中释放给第三方的学生必须提交一份 保密信息发布授权书. 学生应参阅“披露残疾信息”文件，以了解为实施便利而向大学人员披露残疾信息的指导方针. (Both documents available from CSD).